Кадрова служба
 
назад до ЗМІСТУ  

ЯК ЕФЕКТИВНО ВИКОРИСТОВУВАТИ СВІЙ ЧАС?

Навряд чи хтось з нас може сказати: “Мені завжди на все вистачає часу”! А дуже шкода! Спробуємо визначити і використати основні моменти, пов’язані з управлінням своїм часом.

Як пройти від точки А в точку Б? Є сотні способів і шляхів, і лише один шлях буде найкоротшим. А як ми проводимо аналіз цього найкоротшого шляху? Розберемо все за пунктами.

1. Перш, ніж щось робити, подумайте, як це можна зробити найшвидше. Як досягти бажаного результату?

А знаєте, чому ми не проводимо такий аналіз? Не бачимо сенсу! Ми просто нікуди не поспішаємо, але при цьому нічого не встигаємо.

Тепер розберемося, чому ж ми нікуди не поспішаємо. Відповідь проста: якщо в нас немає мети, то для чого робити щось швидше, та й навіщо, власне, взагалі щось робити.

2. Отже, ставте мету, і ви набагато швидше досягнете потрібних результатів.

Але це була лірика. Тепер про реальне заощадження свого часу, з чим у кожного з нас виникають проблеми. Спробуємо сформулювати як саму проблему, так і її причину.

У вас постійно бракує часу з огляду на те, що:
- ви не робите роботу так швидко, як це потрібно, тому що вам подобається сам процес;
- у вас не залишається вільного часу, тому що ви занурені у вирішення дрібних питань;
- ви не плануєте свій робочий день.

3. Зробіть таблицю, яка складається з трьох колонок: 1-а колонка - час (наприклад, 9.00-10.00), 2-а колонка - дія, яку ви зробили за цей проміжок часу, 3-я колонка - примітка. В кінці дня проаналізуйте свою роботу, і ви побачите, що певний відсоток виконаних вами дій можна було б доручити іншим людям, а деякий відсоток справ не робити взагалі. Проведіть аналіз трьох-п’яти робочих днів. Що ви отримаєте? Шокуючий результат. Ви побачите, наскільки нераціонально ви використовуєте свій час.

На другому етапі визначте, що саме ви робите і спробуйте скоротити час виконання цих робіт. Перегляньте, які справи можна доручити іншим.

4. Існує думка, що не можна займатися кількома справами одночасно. Чи це так - вирішуйте самі. В багатьох людей, як правило, в комп’ютері відкрито 5-10 віконець програм, включена аська, скайп, вони розмовляють по мобільному чи офісному телефону, читають журнал, газету, книгу. Не можна однозначно сказати, погано це чи добре - робіть так, як вам більше подобається. Але, наприклад, навіщо закривати файли з недопрацьованим матеріалом, якщо повернетеся до нього через п'ять хвилин?

5. Наведіть лад з документацією. Багато хто посилається на те, що витрачає на пошук потрібного документу велику кількість часу. В даному випадку необхідно впорядкувати документообіг (а документообіг вважається впорядкованим у тому випадку, якщо електронний або паперовий документ можна знайти протягом 1 хвилини), і проблеми зникнуть.

6. Найбільший ворог ефективного використання часу - відкладання справ “на завтра”. Якщо щось можна відкласти на завтра, то, може, це взагалі можна не робити? Щоб зробити швидше - зробіть сьогодні.

Існує, до речі, спосіб, який дозволяє змусити вас виконати за 15 хвилин роботу, яку, в кращому разі, ви зробили б за годину-півтори. Ви отримуєте завдання в 17.45. Хочеться додому, і є лише 15 хвилин. І робота швидко виконується, тому що є стимул.

7. Багато проблем виникає при плануванні свого часу. Ми часто кудись не встигаємо. А чому? Ми призначаємо зустрічі “впритул”. Не робіть цього. Залишайте запас часу. Якщо, наприклад, у вас зустріч о 10.00 і ви цілком встигнете в 11.30 на другу зустріч, то призначте її на 12.00. За півгодини ви ще зможете виконати декілька намічених раніше справ.

8. А найбільше економиться часу або вранці, або ввечері. Цей факт доведений. Люди поділяються на “сов”, є “жайворонків”. Кожна з цих категорій в “зручні” для себе години зробить значно більше справ, ніж в стандартний робочий час.

9. Зробіть так, щоб кожну хвилину ви використовували свій час раціонально. Якщо залишається вільна хвилина, розберіть папери, поставте підписи, почитайте журнал чи книгу, але ні в якому разі не накопичуйте невиконані справи.

Проаналізуйте й ви свій робочий день, знайдіть пропуски й білі плями, і використовуйте свій час максимально ефективно.

назад до ЗМІСТУ  
     
Інфо