Кадрова служба
 
назад до ЗМІСТУ  

ПРАВИЛА СПІЛКУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОЮ ПОШТОЮ

Саме електронна пошта є сьогодні основним інструментом спілкування в Інтернеті. Зручність часу і місця спілкування, що виражається у відсутності необхідності в строго певний час “ловити” свого співрозмовника в офісі чи на телефоні, дешевизна цього сервісу і можливість миттєвого відгуку на повідомлення - ось найважливіші причини, через які електронна пошта завоювала таку велику популярність.

Залежно від стосунків між кореспондентами листування може бути діловим або приватним. Якщо лист приватний, то до нього не пред’являється жорстких вимог з точки зору етики - стиль листа залежить головним чином від близькості вашого знайомства з адресатом.

А ось в діловому листуванні за допомогою e-mail існують загальноприйняті правила, які необхідно знати і якими слід керуватися. Зупинимося детально на найважливіших.

1. Електронна пошта призначена передусім для зв’язку між людьми і режим роботи з нею прирівнюється до звичайної телефонної розмови, тільки “заочної”. По електронній пошті можна звертатися до незнайомих людей, але за умови, що їх адреса була в загальному доступі.

2. Відправка незатребуваної кореспонденції є порушенням правил мережевого етикету і називається електронним спамом.

3. Заповнюйте всі поля електронного повідомлення. Кожен електронний лист має поля «кому» й «тема». Багато людей, що ведуть активну діяльність в Інтернеті, отримують щодня десятки електронних повідомлень. При цьому вони зазвичай читають лише ті листи, в яких заповнені ці два поля.

4. Іноді існує необхідність відправити лист з однаковим текстом декільком одержувачам, тоді їх адреси можна ввести через коми. Але, буде набагато краще, якщо ви все ж таки напишете кожному адресату окремого листа. Повірте, набагато приємніше отримати лист, який звернений безпосередньо до вас, ніж коли цей же лист адресований ще двадцятьом людям.

5. До незнайомих людей можна звертатися з проханнями про консультацію, з ввічливими пропозиціями та побажаннями, не претендуючи на отримання відповіді. Як правило, звернення, що відносяться до сфери професійних або особистих інтересів кореспондента, викликають доброзичливий відгук. Неотримання відповіді слід розглядати як небажання чи неможливість встановлення контакту і повторювати звернення не слід.

6. Не використовуйте в листі та його темі виключно великі букви. По можливості також не використовуйте червоний колір в тексті повідомлення. Особливо не вдаючись до подробиць, скажемо лише, що це сприймається як крик. Не кричіть на своїх клієнтів і партнерів - навряд чи ви приведете їх цим в захват.

7. Будьте лаконічні та намагайтеся всю інформацію, по-можливості, розмістити в тілі листа, не користуючись приєднанням файлів. По-перше, не кожен адресат захоче витрачати свій час на скачування та відкривання цих файлів. По-друге, на жаль, ще не всі це вміють робити. По-третє, набагато простіше прочитати відразу всього листа, ніж ще щось додатково скачувати та потім вже читати.

Є також свої правила відповіді на повідомлення електронної пошти.

1. Якщо ви відповідаєте на діловий лист, то не рекомендується це робити, натиснувши на кнопку «відповісти». В зміст вашої відповіді в такому випадку включатиметься і зміст листа, адресованого вам. А ще гірше, якщо ви замість того, щоб написати нового листа, відкриєте лист, отриманий вами від даного адресата півроку назад і натиснете кнопку «відповісти». Навряд чи вашому співрозмовнику сподобається на додаток до вашої відповіді отримати ще й старого листа, який не має ніякого відношення до вашого теперішнього повідомлення. В кращому випадку співрозмовник здивується, отримавши такого листа, а в гіршому - може засумніватися у ваших розумових здібностях. Тому бажано при створенні нового листа користуватися формою «написати листа».

2. Відповідайте компетентно, але оперативно. Пройшли ті часи, коли люди чекали відповіді на свої листи тижнями чи навіть місяцями. Сучасні засоби комунікацій, і, особливо, Інтернет, привчили всіх нас до небаченої досі швидкості. Якщо вам прийшов запит по e-mail або яка-небудь комерційна пропозиція - намагайтеся відповісти якнайшвидше. На сьогодні вважається нормальним відповісти на лист в день його отримання або наступного дня.

3. Повідомлення електронної пошти можуть мати вкладення. Так, наприклад, до електронного листа може бути прикладений файл з фотографією чи, наприклад, з документом або програмою. Хорошим тоном вважається підтвердження отримання такого листа, щоб відправник точно знав, що вкладення дійшло і нормально відкрилося.

Якщо лист з вкладенням отриманий від знайомої людини, значить, в тексті листа вона обов’язково повинна була вказати, що саме вона приклала і навіщо (або ж повідомити вам про це в телефонній розмові). Якщо ж лист з вкладенням отриманий від незнайомої особи, вкладений файл слід видалити, не читаючи і не переглядаючи, якою б принадною не була пропозиція ним скористатися. Дуже часто файли, що розсилаються таким чином, містять віруси.

4. При звичайному спілкуванні на співрозмовників впливають не лише слова, а й голос, міміка та жести. Мінус спілкування через електронну пошту полягає в тому, що вона позбавляє можливості обмінюватися емоціями. Проте частково вдалося подолати цей недолік. Для вираження емоцій в листуванні за допомогою електронної пошти використовують схематичні зображення людського обличчя, так звані «смайлики». Використання смайликів робить листування живішим - автор передає не лише свої думки, але й почуття. Проте не варто захоплюватися смайлами при складання ділового листа, інакше ви можете отримати репутацію не серйозної людини.

5. Підписуйте свої послання. Наявність електронного підпису в повідомленнях є правилом хорошого тону для ділового листування. Завжди використовуйте підпис - він допоможе вашому респонденту однозначно ідентифікувати вас, при цьому обов’язково включайте в підпис декілька можливих способів зв’язку з вами: адреса електронної пошти, номери телефонів, факс.

назад до ЗМІСТУ  
     
Інфо